Com o intuito de utilizar e experimentar no dia a dia dentro da empresa em que atua, Caroline Togni, formada no curso Técnico em Administração, viu no Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) a oportunidade pesquisar, aplicar e analisar a ferramenta 5S e, consequentemente, avaliar as questões ligadas aos ambiente, a rotina e os processos dentro de uma organização. “Muitas vezes esses pontos não recebem a devida importância mesmo sendo a base de uma organização, então me instigou abordar mais a fundo sobre o tema”, explica.
O trabalho objetivou pesquisar a história e as metodologias apresentadas a respeito do programa 5S, estudando as técnicas e ferramentas para sua correta utilização, para posterior teste de sua aplicabilidade. “A primeira etapa foi realizada através de pesquisas com base em artigos acadêmicos e livros escritos por autores reconhecidos, sendo classificada como qualitativa, onde procurei buscar a opinião de diversos autores a fim de compreender as várias formas de aplicação e possíveis resultados, bem como analisar casos de outras empresas que passaram pela experiência e incorporaram a ferramenta. A segunda etapa representou a aplicação prática”, relata.
Caroline apresentou a ferramenta a todos os colaboradores juntamente com a estipulação de prazos e definição dos principais objetivos a serem alcançados. “Todo o material de expediente, documentos, pastas, arquivos suspensos, arquivo morto e estoque de materiais foram minuciosamente analisados, tudo o que não era mais útil, não funcionava, já havia passado do período obrigatório de arquivamento ou existia em excesso no local foi separado, permanecendo apenas o necessário”, conta, explicando que parte do material foi reutilizado em outros setores e até mesmo doado para a secretaria de Educação do município.
Na sequência foi realizado a aplicação do senso de organização e ordenação, onde foram adquiridos alguns materiais para facilitar “como caixas organizadoras, pastas, entre outros. Foi definido um lugar para cada objeto e identificado, com etiquetas sempre que possível, sendo etiquetados também os armários e prateleiras, informando o que deve ser guardado no local, além de ter sido adotado um padrão de cores e numeração nos arquivos da empresa”, fala.
De acordo com Caroline, no terceiro senso, o de limpeza, foram adquiridos e utilizados luvas e produtos. Todos os armários, arquivos, prateleiras, mesas e gavetas foram limpos, bem como os objetos e pastas plásticas. Além disso, “foi feito um trabalho de conscientização para que todos os colaboradores pudessem compreender a ideia do senso, que não consiste em apenas limpar, mas sim em não sujar, em manter o ambiente limpo, não sendo necessário dedicar horas para limpar tudo de uma vez em um determinado momento”, enfatiza.
No quarto ‘S’, que aborda a saúde e higiene, a acadêmica notou que com a aplicação dos três sensos anteriores já ocorreu uma visível melhora na qualidade de vida das pessoas. “A rotina que os colaboradores levam fora da empresa também é importante para sua saúde, então informamos sobre a importância da prática de atividades físicas, dormir o mínimo de horas necessárias diariamente, frequentar médicos regularmente e ter os exames em dia. Este é um senso que exige mudança de hábitos, rotina, crenças e prioridades”, destaca.
Por fim, a acadêmica abordou a autodisciplina. Conforme Caroline, é o mais difícil de ser aplicado, pois ser humano tem certa resista a mudanças. “Foi solicitado aos colaboradores que pratiquem diariamente os sensos de utilização, organização, limpeza e saúde e higiene para que se tornem hábitos e sejam praticados automaticamente com o passar do tempo, sendo também exposta que é relevante cada um fazer a sua parte”, relembra.
Segundo ela, antes mesmo de dar início ao estudo o tema interessou tanto a diretoria como demais funcionários da empresa. Todas as partes contribuíram conforme as necessidades visto que a aplicação da ferramenta traria benefícios de forma geral. Porém, “as maiores dificuldades surgiram durante a aplicação prática da ferramenta, pois apesar de ter contado com a colaboração de todos os envolvidos, os cinco sensos exigem muito trabalho e horas de dedicação, foi necessário que os colaboradores participassem da realização de todas as etapas do processo sem deixar de realizar suas atividades rotineiras, além disso tínhamos pouco tempo disponível para a aplicação e posteriormente análise dos resultados. Como a ferramenta também exige mudanças de hábitos, foi difícil fazer com que as pessoas incorporassem as novas regras e ações”, explica.
Ao final, os objetivos foram alcançados e Caroline se diz satisfeita. “Obtive conhecimentos quanto ao surgimento, evolução e prática atual do programa. Ficou evidente o quanto a ferramenta é capaz de melhorar o funcionamento de uma empresa, de forma a agregar consideravelmente para a obtenção de excelente padrão de qualidade. Além disso, contribuí com o local em que estou inserida. O ambiente ficou organizado, limpo, funcional, produtivo, agradável para todos os colaboradores e também para os clientes, além de ter espaço físico suficiente para tudo. Dessa forma foi possível comprovar o quanto a ferramenta 5S é responsável por qualificar processos, pessoas, rotinas, ambientes, atendimentos e resultados, trazendo novas perspectivas a todos os envolvidos”, enfatiza.
Além disso, para a administradora o TCC fez uma grande diferença em sua vida profissional. “Pude colocar em prática muito do aprendizado e da parte teórica recebida em aula, que ao meu ver alcançou minhas expectativas ao dar início a formação. O TCC me proporcionou um ganho de experiência que lavarei para toda a vida, com ele posso afirmar que cresci e me desenvolvi um pouco tanto profissionalmente como pessoalmente”, revela.
Para ela, a LumeCep cresceu muito nos últimos anos, “além de oferecer os cursos profissionalizantes que são de extrema importância para o desenvolvimento da cidade e região, proporcionar os cursos técnicos é um grande feito, o acesso ficou muito fácil para que tem interesse em se desenvolver. Buscam prestar bom atendimento através dos profissionais e professores que lá trabalham, são atenciosos, competentes e qualificados. Tive boas experiências com a escola, é uma ótima opção para quem busca se qualificar”, destaca.
Saiba mais:
O 5s é uma das ferramentas do pensamento Lean que nos ajuda a criar a cultura da disciplina, identificar problemas e gerar oportunidades para melhorias. A proposta do 5s (assim como algumas outras ferramentas lean) é reduzir o desperdício de recursos e espaço de forma a aumentar a eficiência operacional.
Texto: Ascom Escola
